HubSpot lijsten en waarom ze zo belangrijk zijn voor je CRM-strategie

Hubspot lijsten zijn veel meer dan een simpel organisatie-instrument. Ze vormen de basis van bijna alles wat je in Hubspot doet: van workflows en e-mailcampagnes tot rapportages en lead nurturing. Toch zien we bij veel bedrijven dat lijsten onderbenut blijven of incorrect gebruikt worden.

Wat zijn Hubspot lijsten eigenlijk?

Lijsten in Hubspot zijn verzamelingen van contacten of bedrijven die voldoen aan specifieke criteria die jij instelt. Ze fungeren als segmentatie-instrument waarmee je je database organiseert voor verschillende doeleinden.

Er zijn twee hoofdtypes:

Actieve lijsten (smart lists) Deze lijsten updaten automatisch op basis van de criteria die je instelt. Wanneer een contact voldoet aan de voorwaarden, wordt het automatisch toegevoegd. Voldoet het niet meer aan de criteria? Dan wordt het automatisch verwijderd.

Statische lijsten Dit zijn momentopnamen die handmatig beheerd worden. Contacten worden er handmatig aan toegevoegd of verwijderd en de lijst past zich niet automatisch aan.

Waarom lijsten cruciaal zijn voor je Hubspot-gebruik

Lijsten zijn het fundament voor vrijwel alle Hubspot-functionaliteiten:

• Workflow automation: Workflows gebruiken lijsten als enrollment triggers. Je kunt contacten automatisch laten doorlopen van bepaalde processen zodra ze aan een lijst toegevoegd worden.
• E-mail marketing: Alle e-mailcampagnes in Hubspot worden verstuurd naar lijsten. Zonder de juiste segmentatie verstuur je irrelevante berichten naar verkeerde doelgroepen.
• Lead scoring: Je kunt punten toekennen of aftrekken op basis van lijstlidmaatschap, wat helpt bij het identificeren van sales-ready leads.
• Rapportage en analyse: Lijsten helpen je om specifieke groepen te analyseren en je marketing- en salesresultaten te meten per segment.
• Sales-ondersteuning: Je salesteam kan gefocust werken met lijsten van gekwalificeerde prospects in plaats van door alle contacten te moeten scrollen.

Veelvoorkomende problemen met lijsten

Uit onze ervaring met Hubspot-audits zien we regelmatig dezelfde problemen:

• Verouderde criteria: Lijsten die gebouwd zijn op properties die intussen gewijzigd of niet meer gebruikt worden, waardoor ze foutmeldingen genereren.
• Onduidelijke naamgeving: Lijsten met namen zoals "Lijst 1" of "Test campagne maart" waar niemand meer weet waarvoor ze dienen.
• Overlap zonder strategie: Meerdere lijsten die hetzelfde doel dienen maar net iets andere criteria hebben, wat verwarring creëert.
• Geen onderhoud: Statische lijsten die nooit meer geüpdatet worden en dus steeds minder relevant worden.

Strategische lijstcategorieën voor betere organisatie

Datahygiëne-lijsten

• Hard bounced e-mails
• Contacten zonder e-mailadres
• Duplicaten die opgeruimd moeten worden
• Uitgeschreven contacten
  
  

Lifecycle stage-lijsten

• Subscribers
• Leads
• Marketing qualified leads (MQL)
• Sales qualified leads (SQL)
• Opportunities
• Customers
  
  

Engagement-lijsten

• Actieve e-mail openers laatste 90 dagen
• Website-bezoekers laatste maand
• High-value page bezoekers (pricing, demo, contact)
• Inactieve contacten voor re-engagement campagnes
  
  

Sales-ondersteuning lijsten

• Contacten toegewezen aan specifieke sales reps
• Warme leads voor directe opvolging
• Bestaande klanten voor upsell-opportunities
  
  

Workflow-trigger lijsten Specifieke lijsten die alleen dienen om workflows te starten, zoals:

• Nieuwe MQL's voor lead nurturing
• Demo-aanvragers voor follow-up sequence
• Event-deelnemers voor bedankworkflow

Best practices voor effectief lijstbeheer

Gebruik duidelijke naamgeving
Hanteer een consistent systeem zoals: [Type][Doel][Datum indien relevant] Bijvoorbeeld: "Static_Event_WebinarMei2024" of "Smart_Sales_HighValueProspects"

Documenteer je lijstdoelen
Gebruik altijd het description-veld van je lijst. Beschrijf waarvoor de lijst dient, wie er verantwoordelijk voor is, en wanneer deze aangemaakt is. Tip: Hubspot kan automatisch descriptions genereren met AI - gebruik dit als startpunt en pas aan waar nodig. Een goede description voorkomt dat collega's vergelijkbare lijsten aanmaken.

Controleer regelmatig op fouten
Plan maandelijks tijd in om lijsten met foutmeldingen te controleren en bij te werken.

Maak gebruik van lijstmappen of folders
Organiseer gerelateerde lijsten in mappen voor betere overzichtelijkheid.

Test je criteria
Voordat je een lijst gebruikt voor belangrijke campagnes, controleer of de criteria de juiste contacten opleveren.

Advanced lijstgebruik voor betere resultaten

Analyseer list performance
Hubspot toont je hoe je lijsten presteren over tijd. Bekijk de list performance tab om te zien hoe je lijst groeit of krimpt, en gebruik deze data voor rapportages. Je kunt reports bouwen die laten zien welke segmenten het beste converteren, welke lijsten het meest actief zijn, en waar je marketing inspanningen het meeste effect hebben.

Combineren van criteria
Gebruik meerdere filterlagen om zeer specifieke doelgroepen te creëren. Bijvoorbeeld: bedrijven uit de technologiesector + meer dan 50 werknemers + actief op de website laatste 30 dagen.

Exclusion lists gebruiken
Maak lijsten van contacten die je wilt uitsluiten van bepaalde campagnes, zoals bestaande klanten bij acquisitiecampagnes.

Tijdsgebaseerde criteria
Gebruik relatieve datums in je criteria zodat lijsten automatisch relevant blijven. "Laatste activiteit is minder dan 30 dagen geleden" blijft actueel, "Laatste activiteit na 1 januari 2024" niet.

Integration met andere tools
Sync je belangrijkste lijsten met andere tools in je marketing stack voor consistente messaging over alle kanalen.

De impact van goed lijstbeheer

Bedrijven die hun lijsten strategisch inzetten en goed onderhouden zien meestal:

• Hogere e-mail deliverability door schonere lijsten
• Betere conversieratio's door relevantere targeting
• Meer efficiency in sales door betere lead kwalificatie
• Duidelijkere rapportages door consistente segmentatie

Waar beginnen met lijstoptimalisatie

Stap 1: Inventariseer je huidige lijsten
Maak een overzicht van alle bestaande lijsten en hun doelen.

Stap 2: Ruim op
Verwijder verouderde lijsten en los foutmeldingen op.

Stap 3: Herstructureer
Organiseer je lijsten in logische categorieën met duidelijke naamgeving.

Stap 4: Automatiseer waar mogelijk
Vervang statische lijsten door actieve lijsten waar dat zinvol is.

Stap 5: Implementeer governance
Stel procedures op voor het aanmaken en onderhouden van nieuwe lijsten.

Lijsten lijken misschien een technisch detail, maar ze bepalen grotendeels hoe effectief je Hubspot-investering is. Met de juiste lijststrategie transform je Hubspot van een contactdatabase naar een krachtig groei-instrument voor je bedrijf.