Home Cases Vibol

Van Pipedrive-chaos naar gestructureerd salesproces in HubSpot

HubSpot

Vibol bouwt als familiebedrijf langetermijnrelaties in de coatingwereld. Hun Pipedrive-systeem was echter zwaar vervuild en zonder structuur. Sales spotte onderweg prospecten, bezocht ze spontaan, maar veel bezoeken eindigden in "geen natlak, geen fit". Tijdverlies, geen forecasting, onduidelijk overzicht. Sinds juli 2025 draaien ze op HubSpot met gefaseerde implementatie, wekelijkse sales meetings en een mobiel-first aanpak. Nu kunnen ze voor het eerst forecasts maken, hebben ze maandelijkse inzichten per sales en regio, en groeit hun business zonder dat de chaos meegroeit.

Klant Vibol

Sector Coating & verfsystemen (B2B)

Website www.vibol.be

Klant sinds Juli 2025

Naar overzicht

De uitdaging

Geen structuur, geen overzicht

Het probleem zat dieper dan alleen een "slecht systeem". Pipedrive was zwaar vervuild en amper onderhouden. Er was geen duidelijke structuur rond deals en opvolging. Het salesteam werkte veel onderweg, spotte tijdens ritten interessante bedrijven en voegde ze toe als prospect. Bij klantbezoeken werden deze prospecten vaak spontaan en onaangekondigd bezocht.

Veel van deze bezoeken eindigden met "doen alleen poederlak, geen natlak" - geen fit voor Vibol. Dit zorgde voor veel tijdverlies. Bij een fit werd een offerte gevraagd en pas dan een deal aangemaakt, maar de opvolging gebeurde ad hoc zonder discipline. Forecasting was onmogelijk, er was geen helder overzicht van wie écht een kans was, en onduidelijkheid over segmentatie zoals klant versus distributeur of A/B/C-klanten.

Waarom kozen ze voor Hubspot?

Zoals we aan het team uitlegden: tot nu toe werkten ze zonder duidelijke structuur rond deals en opvolging. Dat maakte het lastig om overzicht te houden. HubSpot zou die structuur bieden zonder extra werk te vragen, met als principe: het systeem moet hun werk ondersteunen, niet omgekeerd.

Een bijkomende reden was de mogelijkheid om samen te werken met een partner zoals wij. Die ondersteuning bij implementatie, training en optimalisatie vonden ze niet bij Pipedrive. HubSpot bood niet alleen een beter systeem, maar ook een ecosysteem van partners die hen konden helpen om het écht goed in te richten en blijvend - samen met het ganse team van Vibol - op te volgen.

De fundering

Eerst proces, dan tools

Analyse salesproces

Voordat we ook maar één record migreerden, brachten we in kaart hoe sales bij Vibol écht werken. Niet hoe het "zou moeten", maar hoe het dagelijks gebeurt. Vibol richt zich op zes sectoren zoals industriebouw, metaalconstructie en landbouwmachines. Binnen bedrijven zijn er verschillende rollen zoals aankoper, finance en admin, elk met een andere buying role en taal.

Klantsegmentatie

We brachten klantsegmentatie scherp in beeld: Type klant (klant versus distributeur), belangrijkheid op basis van jaaromzet via A/B/C-classificatie gekoppeld aan Power BI, kredietwaardigheid via Companyweb, en automatische sector-sync tussen contact en company. Ook ontdekten we dat Vibol niet één maar twee salesprocessen heeft: een reguliere pipeline en een aparte R&D-pipeline voor productontwikkeling.

KPI's

Hun ISO-certificering leverde al KPI's op die als uitgangspunt dienden: offerte binnen de week verzonden vanaf qualified to buy, dagelijks nieuwe prospects per sales, en wekelijks vier tot vijf klantenbezoeken. Cruciaal was ook dat het team veel onderweg werkt. Alles wat meer dan twee à drie klikken vraagt op mobiel wordt niet ingevuld, dus mobiel-first werd een design principle.

Infrastructure op orde

We zetten een volledige HubSpot Sales Hub op met required fields die consistentie garanderen zonder te irriteren. Properties op contact-, company-, deal- en leadniveau zorgen voor structuur. Sales Workspace werd het centrale punt waar alles samenkomt: leads, deals, taken, agenda en inbox. Templates, snippets en sequences namen herhalende communicatie over.

De strategie

HubSpot als dagelijks werkplatform

De implementatie verliep gefaseerd. In juli en augustus startten we met de migratie van Pipedrive naar HubSpot, wat omwille van API rate limits gefaseerd moest gebeuren. We schoonden de datachaos op door duplicaten te mergen en facturatie-only contacts te verwijderen. Objecten, properties, pipelines en views werden opgezet.

In augustus en september volgde uitgebreide training voor het salesteam over objecten, Sales Workspace, activities, pre-pipeline versus sales pipeline, forms voor de nieuwe website die in september live ging, draaiboeken voor ISO-certificering en gebruik van templates en sequences.

Vanaf 3 december 2025 startten we maandelijkse sales meetings met een vaste structuur: doorlopen van de pipeline, review van basisdashboards en bespreken van knelpunten en verbeteringen.

Het resultaat

Van chaos naar controle

De sales efficiency verbeterde door geïntegreerde call logging, email tracking en taakbeheer. Templates en sequences versnelden de offerte-opvolging.
Management kreeg voor het eerst helder overzicht. Nele ontvangt elke vrijdag meetings van sales om zich in te lezen. Forecasting werd mogelijk en na herstructurering van portefeuilles wordt dit goed vanaf 2026. Maandelijkse en kwartaalcijfers geven inzicht in performance per sales, per regio en per sector.
Het proces kreeg structuur met duidelijke kwalificatie van leads versus deals en qualified to buy als startpunt voor offertes. KPI-driven werken werd de norm met offertes binnen een week, dagelijkse prospects en wekelijkse klantenbezoeken. ISO-certificering wordt ondersteund door draaiboeken en workflows in HubSpot.
Schaalbaarheid is nu ingebouwd. De structuur staat, nieuwe salesmedewerkers kunnen sneller onboarden, en data vormt het fundament voor beslissingen over A/B/C-klanten, kredietwaardigheid en sectorfocus. Het mobiel-first ontwerp zorgt dat sales de HubSpot-app dagelijks gebruikt tijdens ritten, wekelijkse meetings houden continuïteit erin, en aanpassingen gebeuren waar nodig volgens het principe dat het systeem hun werk moet ondersteunen.

“We zochten niet alleen een beter CRM, maar ook een partner die ons kon begeleiden. In The Lead heeft ons salesproces in kaart gebracht, HubSpot gefaseerd geïmplementeerd, en blijft meekijken tijdens onze maandelijkse sales meetings. Ze zorgen dat het systeem ons ondersteunt, niet andersom. Dat maakt het verschil.”

Nele Van Bruwaene

CEO bij VIBOL

Waarom deze case onze aanpak illustreert

Deze implementatie toont hoe wij HubSpot-projecten benaderen: proces eerst en tools daarna. We brachten eerst in kaart hoe sales écht werkt, niet hoe het "zou moeten". Het mobiel-first mindset was cruciaal omdat het team onderweg werkt. KPI's uit hun ISO-certificering vormden het uitgangspunt voor HubSpot-dashboards.

De gefaseerde implementatie van setup naar training naar optimalisatie voorkwam overload. Ongoing ondersteuning via maandelijkse meetings en ad-hoc support zorgt voor continue verbetering. Salesondersteuning ging verder dan alleen techniek met templates, sequences en draaiboeken om sales effectiever te maken.

HubSpot implementeren zonder hoofdpijn?

Overweeg je ook de stap van [vul in: ander CRM] naar HubSpot? Of wil je je huidige HubSpot eindelijk goed laten werken voor sales? We zorgen dat het systeem jouw team ondersteunt, niet andersom.

Plan een intakegesprek